最新の情報に更新し続けたい法人リストの管理

■手に入れた法人リストはいかに管理すべきか

電話営業やFAX、郵送によるDM送信などのために入手した法人リストは、どう管理すべきでしょうか。
まず、情報管理の徹底が求められている時代、一般にも公開されている法人の情報であっても、流出や紛失がないようしっかり管理を図っていく必要があります。
ホームページや電話帳などで公開されている企業情報をはじめ、役職員個人の名刺などで取引先など特定の範囲で公開されている情報のほか、
リストによっては入手しにくい企業情報も含まれているので、流出などがないよう管理しましょう。
自社の従業員などを通じて悪用されたなどのトラブルが起きれば、取引先をはじめ、営業をかけようとしていた企業からも信頼を得られなくなります。
使用した後はキャビネットなどに納めてカギをかける、データの場合はパスワードを設定する、バックアップを取るなどとともに、パソコンにもパスワードを設定して厳重に管理します。
使用する個々のスタッフに管理を徹底させるとともに、管理の統括責任者などを定めて、書類管理やデータ管理、セキュリティ管理を徹底し、不正利用を防がなくてはなりません。

■情報の質を保つ

手に入れた法人リストは、自社の財産でもあります。
業績を上げるための営業活動の礎を担うものであり、リストがなければ、思うような営業成果も上がりません。
だからこそ、徹底したセキュリティ管理をして企業の重要なデータとして管理することが重要なのです。
さらに営業成果に結び付く財産として価値を維持していくうえでは、最新の情報を保つことも必要です。
電話をかけても繋がらない、FAXを送信しても届かない、担当者がすでに辞めているなど無駄な営業によって、貴重な時間やコストを費やさないことが求められます。

■常に最新の情報に更新するために

とはいえ、膨大なデータがある中で、一つひとつの企業について本社や支社が移転していないか、倒産や事業の売却などがないか、
窓口担当者の人事異動や離退職がないかを、いちいち調査することや確認するのも時間の無駄であり、現実的ではありません。
そこで、法人リストの入手先のサービスが重要なカギを握ります。
毎月など定期的なペースで法人情報の更新を行ってくれる法人リストを活用できれば、利用する企業は無駄な労力をかけずに、最新の情報に基づき、効率的な営業活動をかけることができるからです。
個々の企業では難しい作業も、法人リストを扱うエキスパートならスムーズに行ってくれます。